Regolamento utilizzo Automezzi Aziendali

Regolamento approvato con Determina dell’Amministratore Unico n. 103 del 31 gennaio 2025

DISPOSIZIONI GENERALI

Art. 1 - Finalità

Le presenti norme fissano una nuova ed organica disciplina sull’uso degli autoveicoli di proprietà di Santa Teresa S.p.A. fino ad oggi gestito attraverso ordini di servizio ed autorizzazioni.

Lo scopo principale del regolamento è quello di consentire, attraverso la preventiva fissazione di regole, un adeguato controllo sull’uso degli autoveicoli, in base alla norma generale di buona e corretta amministrazione.

Il regolamento intende inoltre garantire:

- L’efficienza del parco auto, l’economicità e razionalità del loro impiego, la tempestività delle manutenzioni e dei rifornimenti di carburante e lubrificanti, la custodia e il rimessaggio in condizioni ottimali;

- Una disciplina adeguata per i veicoli destinati ai servizi della struttura amministrativa della società, secondo modalità che consentano la costante disponibilità dei veicoli e l’assolvimento dei connessi compiti istituzionali.

 Art. 2 – Definizioni

Automezzi di proprietà della Società (autovetture, autocarri, furgoni): sono beni mobili registrati, costituenti il patrimonio della Società e come tali iscritti e descritti nel registro dell’inventario.

Automezzi non di proprietà della Società (autovetture a noleggio, in comodato  o in leasing): sono beni mobili registrati, non rientranti nel patrimonio aziendale, affidati dal proprietario alla Società secondo la formula del noleggio a lungo termine senza conducente, in leasing o in comodato gratuito dalla Provincia di Brindisi.

Referente: nominato dalla Direzione, è l’incaricato della gestione degli automezzi

Preposti della gestione degli automezzi in assegnazione: si intendono i preposti di ciascuna attività produttiva che hanno in consegna gli automezzi e rispondono del corretto ed adeguato utilizzo.

Art. 3 – Oggetto

Il presente regolamento disciplina l’utilizzo degli automezzi di servizio a disposizione di Santa Teresa S.p.A.

La Società per svolgere i propri compiti istituzionali si avvale di un parco automezzi (autoveicoli, autocarri leggeri, autocarri pesanti, trattori, escavatori, ecc.) la cui entità varia in relazione alle necessità della Società stessa.

Gli automezzi devono essere in adeguate condizioni di sicurezza e dotati degli accessori d’uso.

Art. 4 – Responsabilità della gestione degli automezzi

La Direzione Aziendale dovrà individuare un referente, incaricato della gestione degli automezzi aziendali. Quest’ultimo è responsabile della buona conservazione e della tenuta dei mezzi oltre che di tutti gli adempimenti amministrativi.

I preposti – che hanno avuto in consegna gli automezzi della Società – dovranno curare che le norme del presente regolamento vengano scrupolosamente osservate dai vari utilizzatori degli stessi.

 Art. 5 – Autorizzazione all’uso

L’utilizzo degli automezzi, di proprietà o in uso alla Società, è consentito unicamente al personale dipendente in possesso di idonea e valida Patente di guida, all’uopo autorizzato ed esclusivamente per motivi di servizio.

Gli autoveicoli devono essere utilizzati soltanto per ragioni di servizio e non anche per soddisfare esigenze esclusivamente personali, fatto salvo esplicita autorizzazione all’uso promiscuo che è in capo all’Amministratore della Società.

L’autorizzazione all’uso promiscuo di auto aziendale a favore dell’Amministratore della Società è in capo all’Assemblea dei Soci.

L’uso promiscuo dell’auto aziendale è considerato un “fringe benefit” e pertanto sarà soggetto a tassazione nella misura imposta dalla normativa vigente in materia.

 Art. 6 – Obblighi del personale

Il personale preposto alla guida degli autoveicoli della Società è responsabile, oltre che della conduzione secondo le norme del codice della strada, della custodia degli stessi e del sollecito deposito dei mezzi nelle apposite rimesse o luogo di deposito a servizio ultimato.

Gli automezzi debbono essere tenuti nelle migliori condizioni di pulizia ed ordine, e gli utilizzatori devono costantemente controllare i liquidi del motore e la pressione dei pneumatici presso i fornitori individuati dalla Società.

Non è consentito al personale addetto alla guida lo spostamento degli autoveicoli presso abitazioni private o luoghi non pertinenti allo svolgimento del servizio, salvo espressa autorizzazione.

È assolutamente vietato a tutto il personale dipendente, conducente e/o passeggero, fumare sull’automezzo.

DISCIPLINA DI UTILIZZO DEGLI AUTOMEZZI

Art. 7 – Utilizzo degli automezzi

Tutti gli automezzi della Società, devono essere utilizzati esclusivamente per gli scopi cui sono stati costruttivamente concepiti e secondo le destinazioni d’uso stabilite. Gli utilizzatori degli automezzi risponderanno direttamente della razionale gestione dei medesimi in termini di economicità per la Società. Tutti gli automezzi devono tassativamente circolare muniti dei previsti logotipi della Società. Fanno eccezione quelli di rappresentanza.

Art. 8 – Foglio percorrenza chilometrica

Per ogni automezzo di proprietà della Società, il preposto rilascia oltre ai documenti del mezzo stesso, un foglio “percorrenze chilometriche” affidato al consegnatario del veicolo ovvero al preposto, nel quale devono essere annotate giornalmente:

- La data di utilizzo;

- La persona che lo effettua;

- L’ora di partenza e arrivo e l’itinerario (per itinerario si intende l’indicazione della sedi o delle località di partenza, di sosta e di arrivo dell’automezzo);

- Il chilometraggio percorso (di partenza e di arrivo) e l’indicazione del rifornimento carburante effettuato.

Il foglio percorrenze chilometriche deve essere, di volta in volta, firmato dal conducente; la firma dovrà risultare leggibile. Tale foglio, sottoscritto dal preposto, verrà inviato mensilmente al referente che ne curerà l’inserimento dei dati nel software apposito per l’archiviazione e la custodia per i tempi previsti per legge. Qualora sia riscontrata una mancata o non corretta applicazione di questa norma, la Società si riserva di agire sul piano disciplinare nei confronti dei trasgressori in base a quanto previsto dalla normativa vigente.

Art. 9 – Adempimenti del conducente

Il conducente che ha in uso l’automezzo (in collaborazione con il preposto) è obbligato ad accertare quanto segue:

- La presenza nel mezzo della Carta di Circolazione, Polizza assicurativa in corso di validità, il foglio percorrenze kilometriche;

- Lo stato della carrozzeria, evidenziando eventuali ammaccature per le quali non risulti sia già stata data precedente comunicazione;

- La situazione dei pneumatici;

- Lo stato delle attrezzature in dotazione all’automezzo;

- Il funzionamento delle segnalazioni visive e illuminazione;

- La verifica dei “livelli” dell’automezzo (olio motore, pressione pneumatici, liquido di raffreddamento);

- La presenza a bordo della cassetta di pronto soccorso.

Il referente provvederà a periodiche verifiche per accertare il rispetto delle procedure di controllo sopra descritte. Gli automezzi, dopo l’uso, dovranno sempre essere ricoverati ad opera del conducente nelle aree apposite. Il conducente all’atto del ricovero dell’automezzo dovrà assicurarsi di aver preventivamente chiuso le serrature. Le chiavi degli automezzi devono essere rigorosamente depositate a fine servizio nell’apposita bacheca.

Art. 10 – Rifornimenti

Il rifornimento di carburanti deve avvenire esclusivamente presso i distributori convenzionati con la Società, mediante l’utilizzo dell’apposita tessera in dotazione ad ogni automezzo. Il furto o smarrimento della predetta tessera deve essere tempestivamente comunicato alle Autorità competenti, nonché agli uffici amministrativi per il blocco e la successiva sostituzione.

A prestazione effettuata, il conducente deve comunicare al gestore dell’impianto i Km effettivi dell’automezzo al momento del rifornimento, il codice PIN della tessera magnetica, scrivere il numero di targa dell’automezzo e firmare lo scontrino che gli viene consegnato dal gestore; tale scontrino dovrà essere allegato e consegnato quotidianamente al responsabile del servizio.

Sarà cura del conducente provvedere al controllo dei dati (Km, importo erogato) riportati sullo scontrino emesso dal gestore.

Il rifornimento dovrà essere effettuato nei giorni prestabiliti dalla Società.

Qualora eccezionalmente fosse necessario provvedere al rifornimento presso distributori diversi da quelli convenzionati, il Direttore amministrativo individuato quale responsabile della cassa economale, è autorizzato al pagamento, previa presentazione dello scontrino fiscale. La tessera magnetica permette solo l’effettuazione del rifornimento di carburante, è vietato l’acquisto di qualsiasi altro prodotto o servizio.

Art. 11 – Danni ed incidenti arrecati agli automezzi

Gli utilizzatori sono obbligati a dare immediata comunicazione di eventuali danni, cagionati o subiti, nonché di ogni incidente e di ogni anomalia tecnica verificatasi durante il servizio, al preposto.

Se i danni arrecati non consentono la regolare circolazione del mezzo, la rimozione dello stesso deve essere richiesta all’officina autorizzata.

In caso di incidente stradale, i conducenti hanno l’obbligo:

- Avvertire immediatamente i preposto e acquisire i dati della controparte, nel caso in cui non vi siano feriti o contestazioni;

- Richiedere l’intervento della forza  pubblica nel caso in cui vi siano feriti o contestazioni sulle modalità che hanno provocato l’incidente.

Gli atti relativi verranno tempestivamente trasmessi per gli adempimenti di competenza agli uffici amministrativi per la pratica assicurativa.

L’operatore a cui viene affidato il mezzo è tenuto ad utilizzarlo secondo la destinazione e le norme d’uso, usando in ogni caso “la diligenza del buon padre di famiglia” di cui all’art. 1176 del Codice Civile. Il dipendente è responsabile nei confronti della Società e di terzi, dei danni causati da propri comportamenti negligenti, oltre a quelli che integrino le ipotesi di dolo o colpa grave all’esito della procedura di cui all’art. 7 della legge n. 300 del 1970. Eventuali danno arrecati per accertata colpa agli automezzi aziendali ovvero, sanzioni amministrative pecuniarie derivanti da infrazioni al Codice della strada rilevate dagli Organi competenti, saranno addebitate al conducente responsabile dell’infrazione mediante trattenute sulla retribuzione, previa  comunicazione del relativo addebito.

Art. 12 – Manutenzione

La manutenzione degli automezzi è assegnata al referente che monitora gli interventi di manutenzione, le revisioni, il pagamento della tassa di proprietà, la gestione delle pratiche di immatricolazione e rottamazione, la consegna dei certificati di assicurazione, delle tessere carburante e nel caso sia previsto del telepass.

Gli interventi di manutenzione straordinaria su tutti i mezzi sono proposti dal referente che a sua volta sarà autorizzato dalla Direzione, dopo un’attenta verifica, all’attuazione degli stessi.

 Art. 13 – Guasti e anomalie

Ogni guasto o anomalia che pregiudicano il corretto funzionamento dell’automezzo, devono essere tempestivamente segnalati al preposto per il seguito di competenza; il referente dovrà provvedere alla consegna dell’automezzo, contestualmente alla segnalazione di cui sopra, solo ed esclusivamente all’officina convenzionata.

In caso di foratura, il conducente provvederà, ove possibile alla riparazione dei pneumatici.

Nel caso di sostituzione del pneumatico per danneggiamento dello stesso, il conducente dovrà rivolgersi all’officina convenzionata con la Società con le stesse modalità sopra indicate.

 Art. 14 – Furti

Ogni qualvolta si abbandona l’automezzo, anche per brevi soste, lo stesso deve essere accuratamente chiuso e parcheggiato nel rispetto delle norme sulla circolazione stradale. In nessun caso i mezzi devono risultare abbandonati con chiavi inserite o vetri abbassati. È fatto divieto di lasciare incustoditi a bordo dell’automezzo: valori, attrezzature di lavoro o beni da trasportare. In caso di furto il conducente è tenuto a farne denuncia al’Autorità competente, e dovrà provvedere a darne tempestiva comunicazione al preposto ed al referente per gli adempimenti di rispettiva competenza.

In linea generale si precisa che gli effetti personali, i beni e gli oggetti di proprietà personale, custoditi all’interno dell’automezzo aziendale non sono assicurati.

SANZIONI E CONTROLLI

Art. 15 – Sanzioni per infrazioni e violazioni del Codice della Strada

Nello svolgimento delle proprie funzioni o incombenze il dipendente utilizzatore del mezzo aziendale, è tenuto a rispettare tutte le norme del Codice della strada; in caso di loro violazione, risponde personalmente delle conseguenti sanzioni amministrative pecuniarie ed accessorie.

Ai sensi dell’art. 196 del Codice della strada, la Società è obbligata in solido con il dipendente autore della violazione al pagamento della somma da questi dovuta: in tal caso ha diritto di regresso per l’intero nei confronti del dipendente.

Compete all’ufficio amministrativo l’attivazione o meno degli strumenti di tutela amministrativa e giudiziale previsti dall’art. 200 ss del Codice della strada. Fermo restando che l’autore della violazione ha facoltà di ricorrere, autonomamente a propria cura e spese, sia in sede amministrativa che in sede giurisdizionale, contro i verbali o i provvedimenti irrigativi della sanzione. Qualora al definitivo accertamento della violazione consegua una decurtazione di punti e/o la sospensione della patente ex art. 126 bis del Codice della strada, la Società comunica all’Organo di Polizia procedente i dati identificativi del conducente.

Il mancato rispetto del divieto di fumare a bordo degli automezzi sarà sanzionato secondo la normativa vigente.

Art. 16 – Controlli

Il referente ha il compito di effettuare a campione dei controlli sull’osservanza delle norme regolamentari e nel dettaglio sul consumo dei carburanti e dei pneumatici, sulla manutenzione degli autoveicoli, sul corretto utilizzo degli stessi, sulla regolare tenuta dei fogli delle percorrenze chilometriche, sulla regolarità degli adempimenti assicurativi e fiscali ed, in genere, sul regolare andamento del servizio: per queste funzioni si avvale della collaborazione dei preposti.

Chi contravvenga alle disposizioni del presente regolamento è tenuto, oltre alla refusione delle spese occasionate dal fatto proprio, a rispondere in via disciplinare, salve le eventuali responsabilità d’altro ordine.

DISPOSIZIONI FINALI E TRANSITORIE

Art. 17 – Norme finali

Rimangono in vigore tutte le disposizioni interne (circolari/ordini di servizio), disciplinanti la materia, anche antecedenti al presente regolamento purché ad esso conformi; nel caso contrario le stesse si ritengono automaticamente modificate.

Art. 18 – Entrata in vigore

Il presente regolamento entra in vigore all’atto della sua approvazione con apposita Determina dell’Amministratore Unico. Il regolamento sarà portato a conoscenza di tutti i dipendenti e collaboratori autorizzati ad utilizzare gli automezzi aziendali mediante pubblicazione sulla bacheca e sul sito web della Società. Copia del regolamento sarà trasmessa in formato cartaceo ad ogni preposto a cura del referente. Ogni preposto avrà cura di accertare che il personale autorizzato al’uso degli automezzi abbia conoscenza del regolamento.

Art. 19 – Rinvio

Per tutto quanto non espressamente previsto dal presente regolamento, si rinvia alle vigenti disposizioni di legge.